ADMINISTRACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ELECTRÓNICA ORIENTADA A LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS Y EMPRESAS PRIVADAS DE LA PROVINCIA DE COTOPAXI

Abstract

La administración documental son normas que se deben seguir para que el documento cumpla con su ciclo vital, es por ello que son los activos más importantes en una organización, para profundizar la investigación se ha realizado el estudio en 36 organizaciones de los cantones: Latacunga, Pujilí, Salcedo y Saquisilí, de la provincia de Cotopaxi. El propósito de este estudio fue diseñar un modelo de documentación electrónica en las organizaciones para la optimización de recursos. La metodología utilizada fue de enfoque cuantitativo, nivel descriptivo y de corte transversal, la técnica de recolección de datos que se utilizó fue la encuesta validada por expertos, considerado como instrumento el cuestionario. La población tomada en cuenta para el estudio concernió a aquellos trabajadores y directivos que desempeñan en las distintas dependencias. Los principales hallazgos indican que el 49% de los encuestados acceden al 75% de la información documental, es decir que los colaboradores están constantemente al tanto de la información que maneja la organización. La gestión documental está administrada por el 41% de todos los departamentos y son pocos los que cumplen con el perfil de secretarios. Los encuestados determinan que el proceso de gestión documental que manejan es el físico y electrónico, sin embargo, opinan que una transición de la documentación física a la electrónica les ayuda a localizar rápidamente los documentos. Los resultados obtenidos durante la investigación permitieron delimitar que la administración electrónica de documentos sí optimiza los recursos de las organizaciones tanto en tiempo como en ubicación del documento.

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