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PAQUETES OFIMÁTICOS EN LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LAS INSTITUCIONES
PÚBLICAS DEL CANTÓN LATACUNGA.
OFFICE PACKAGES IN THE ADMINISTRATIVE
PROCESSES OF THE PUBLIC INSTITUTIONS OF THE
LATACUNGA CANTON.
Galo Alfredo Flores Lagla.
galo.ores@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi-Latacunga.
Paulina Alexandra Arias Arroyo.
paulina.arias@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi-Latacunga.
Amparo de Jesús Romero
amparo.romero@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi-Latacunga.
Angelita Azucena Falconí Tapia
angelita.falconi@utc.edu.ec
Universidad Técnica de Cotopaxi-Latacunga.
RESUMEN
Las herramientas omáticas aplicadas al contexto administrativo se convierten en aliados
estratégicos en la gestión documental y de la comunicación de una institución. El estudio
estuvo encaminado a identicar los tipos de software y paquetes omáticos que se utilizan
para la organización, manejo, administración y gestión de la información en las instituciones
públicas y privadas del cantón Latacunga, provincia de Cotopaxi. La investigación se trabajó
bajo un enfoque cuantitativo, de nivel descriptivo y corte transversal, como técnica se aplicó una
encuesta validada por expertos en las áreas de interés. La población considerada para el estudio
Recibido: Recibido: 30 de marzo de 2020 revisión aceptada: 3 de junio de 2020
Correspondiente al autor: galo.ores@utc.edu.ec
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ARTÍCULO CIENTÍFICO: Paquetes omáticos en los procesos administrativos de las instituciones públicas del
cantón Latacunga
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correspondió al personal administrativo que labora en ocinas de 4 instituciones públicas
del cantón Latacunga, que corresponden al Gobierno Autónomo Descentralizado del
cantón Latacunga [GAD], Consejo Nacional Electoral [CNE], Ministerio de Inclusión
Económica y Social [MIES], y el Consejo Nacional de Telecomunicaciones[CNT]. Entre
los resultados se destacan que en los puestos de trabajo, el personal femenino es el que
predomina; en lo que corresponde al uso de procesadores de texto, Microsoft Word es
el que presenta mayor uso por parte de los servidores públicos; este patrón se repite
con Microsoft Excel y Microsoft Power Point. Con respecto a Microsoft OneNote, el
porcentaje de uso es bajo en todas las instituciones.
Palabras Clave: herramientas omáticas, gestión documental, TIC.
ABSTRACT
e oce tools applied to the administrative context become strategic supporters in
the document management and communication of an institution. is research had as
goal to identify the software types and oce automation packages which are included
into information of organization, management, administration and management in
public and private institutions in Latacunga Canton, Cotopaxi Province. e research
was carried out under a quantitative, descriptive level and cross-sectional approach. Also,
the technique was the survey validated by experts in the interest areas. e population
corresponds to the administrative sta working in oces of 4 public institutions in
Latacunga Canton. ey are e Decentralized Autonomous Government of Latacunga
Canton [GAD], National Electoral Council [CNE], Economic and Social Inclusion
Ministry [MIES], and the National Telecommunications Council [CNT]. e results
showed that the female sta is the predominant in this area job. In addition, the word
processors is Microsoft Word which is the greatest utilized by public servers. is pattern
is repeated with Microsoft Excel and Microsoft Power Point. e lowest percentage is
Microsoft OneNote in all institutions
Keywords: oce tools, document management, ICT.
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INTRODUCCIÓN
Las Tecnologías de Información y
comunicación conocidas por sus siglas
como TIC, corresponden a los recursos,
paquetes informáticos o herramientas
computacionales que se emplean en
la organización, manejo, gestión y
procesamiento de la información con
el soporte de equipos tecnológicos
acordes a los requerimientos personales,
empresariales u organizacionales.
El manejo apropiado de las TIC, con base
en las necesidades presentadas, implica no
solo una necesidad personal, sino que se
vuelve una competencia ineludible para
todo ser humano. La globalización obliga
a las personas a actualizarse dentro de los
nuevos y variados avances tecnológicos
que se presentan día a día a nivel global.
En el entorno mundial, regional y local,
la utilización de las TIC es básica y un
requerimiento obligatorio para estar
conectados con los cambios vertiginosos
de la nueva era.
El uso de la tecnología de la información
y comunicación se convierte en una
competencia transversal muy importante
en el siglo XXI, ya que permite a las
personas usar la tecnología necesaria para
desarrollar su vida laboral, pues tiene
acceso a gran cantidad de información
de cualquier parte del mundo (Gómez,
López, & Valenzuela, 2014, p.33).
La transversalidad de las TIC se reeja en
la capacidad de toda persona de manejar
de manera eciente, las herramientas
tecnológicas asociadas a su entorno
inmediato y laboral.
En este sentido, en el ámbito institucional
el uso de herramientas informáticas como
soporte de las tareas administrativas es
una realidad que se vive día a día en las
empresas y organizaciones alrededor del
mundo. Los paquetes omáticos prestan
herramientas tecnológicas que facilitan
o hacen más productiva, por ejemplo, la
sistematización de procesos documentales
en una organización.
La omática permite organizar, administrar
y generar respaldos de los documentos que
se utilizan en las diferentes actividades de
la administración gerencial y empresarial, a
través de sus variadas aplicaciones.
En la actualidad la Omática tiene como
nalidad proporcionar elementos que
faciliten la simplicación, mejoramiento
y automatización de las actividades diarias
de una entidad o grupo de personas,
debido al avance tecnológico y cientíco
las organizaciones requieren una efectiva
y oportuna comunicación. (Jojoa, 2013,
p.1)
Los paquetes omáticos se han convertido
en elementos indispensables para las
empresas pues, adicional a los benecios
tecnológicos para la automatización de
procesos administrativos, su aplicación
permite la optimización del tiempo en la
elaboración de documentos digitales así
como en la de los canales de comunicación
interna y externa.
Jojoa (2013) arma que “La Omática
incluye diversas actividades tales como:
intercambio de información, gestión
de documentos administrativos,
procesamiento de datos numéricos y
estadísticos, planicación de reuniones y
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elaboración de cronogramas de trabajo,
entre otras” (p.1).
Estas funciones, que se desarrollan con
el soporte de la omática, permiten
gestionar el uso adecuado de recursos
que constituyen la memoria documental
de la institución, así como mantener
contacto directo con los clientes de forma
sincrónica o asincrónica para la difusión
de información al momento que se
requiera.
“Los sistemas de automatización de
ocinas, también llamados OAS por
sus siglas en inglés (Oce Automation
Systems) es un conjunto de tecnologías
de la información y comunicación
que permite mejorar la productividad
de los trabajos típicos de una ocina”
(Moncada, 2014, p. 5). Forman parte de
este grupo losprocesadores de texto, hojas
de cálculo,  editores de presentaciones,
e-mail, entre otros. Cuando varias de estas
aplicaciones se agrupan en un mismo
paquete de software se le conoce con el
nombre desuite omático.
La suite de oce ya es muy conocida, no
creo que exista algo que supere a Word
o Excel y aunque google app tienen sus
aplicaciones parecidas nada se compara
con oce ya que es compatible con sus
versiones tradicionales, lo cual hace que
el usuario preera oce. (León, 2012,
p.81).
La suite omática o paquetes omáticos
son el conjunto de técnicas, aplicaciones y
herramientas informáticas que se utilizan
en funciones de ocina para optimizar,
automatizar y mejorar los procedimientos
o tareas relacionados (Ronald, 2017).
Las aplicaciones omáticas permiten
administrar, gestionar, manipular,
compartir y almacenar información
necesaria en una ocina. Estas aplicaciones
pueden encontrarse instaladas en una
computadora de escritorio o pueden estar
disponibles en el internet.
Para la utilización del software en necesario
conocer y respetar la propiedad intelectual
de los desarrolladores, por este motivo
se tiene a disposición software libre y
propietario.
El software libre representa al conjunto de
programas en el que los usuarios disponen
de plena libertad para modicarlo y
para ello tiene acceso al código fuente
y el software con licencia o propietario
representan al conjunto de programas en
los que los usuarios tienen limitaciones
para modicarlos salvo con permiso del
titular del software (Ibarra, 2016, p. 17-
18).
En la Tabla 1 se pueden apreciar algunos
ejemplos de los sistemas operativos con
base en la distinción considerada.
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Tabla 1. Ejemplos de Software libre y propietarios
SISTEMAS OPERATIVOS
LIBRES PROPIETARIOS
Ubuntu Mac OS
Fedora Windows 10
Debian Windows 7
SOFTWARE OFIMATICO
LIBRES PROPIETARIOS
Libre Oce Microsoft Oce
Open Oce Microsoft Works
Abi Word Word Perfect Oce
Koce Corel Oce
Fuente: Autores 2020
“En la actualidad, la Web 2.0 comprende
un amplio conjunto de aplicaciones
que usa a la WWW como interface
y que amplía considerablemente las
posibilidades interactivas de este entorno
de internet” (Pérez, 2011). Quizá uno
de los aspectos más destacables de esto es
que todos los elementos que integran la
web 2.0 interactúan entre sí, permitiendo
realizar tareas y actividades en línea de
una manera fácil y sencilla. Es así como
aparecen las suites omáticasen línea que
están disponibles para ser utilizados en los
portales de Internet.
Estas aplicaciones de ocina o escritorio
tienen la ventaja de que permiten gestionar
y administrar la información desde
cualquier ordenador conectado a Internet,
además, en estos sistemas suele ser muy
fácil compartir documentos, facilitando
así el trabajo colaborativo. Algunas de estas
suites son: Zoho, Peepel, Google Docs y
Hojas de cálculodeGoogle, entre otras.
“El desempeño competitivo de una empresa
se alcanza cuando utiliza la tecnología entre
las actividades básicas.” (Saavedra & Tapia,
2013). La utilización de las herramientas
omáticas en las instituciones públicas
o privadas es fundamental si la empresa
quiere ser competitiva, ya que se basa en
el tratamiento, manejo y organización
de la información. Las innovaciones
tecnológicas facilitan la interacción
entre los usuarios, por lo que supone un
incremento eciente a la hora de realizar
las actividades, porque de acuerdo a
la experiencia y a las capacitaciones
permanentes que tienen los empleados, el
uso de estas herramientas se ha convertido
en una ayuda para realizar sus trabajos,
mejorando así la productividad y la
atención al cliente. Lza nalidad de la
omática es mejorar y optimizar todos
aquellos procedimientos y tareas en la
ocina y la vida cotidiana.
Con lo expuesto, el objetivo de la
investigación se centró en identicar los
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tipos de software y paquetes omáticos
que se utilizan para la organización,
manejo, administración y gestión de la
información en las instituciones públicas y
privadas del cantón Latacunga, provincia
de Cotopaxi.
Método
Para el desarrollo de la investigación, se
realizó el levantamiento de información
en 4 instituciones públicas del cantón
Latacunga, que corresponden al
Gobierno Autónomo Descentralizado
del cantón Latacunga [GAD], Consejo
Nacional Electoral [CNE], Ministerio de
Inclusión Económica y Social [MIES],
y el Consejo Nacional Electoral [CNE];
con la participación, para este proceso,
de estudiantes de segundo ciclo paralelo
“A” de la Carrera de Gestión de la
Técnica de Cotopaxi, durante el período
académico abril – agosto 2019, así como
la colaboración de docentes que imparten
las asignaturas relacionadas con la cátedra
integradora en el mencionado ciclo.
La investigación se trabajó bajo un
enfoque cuantitativo, de nivel descriptivo
y corte transversal, como técnica se
aplicó la encuesta cuyo instrumento de
medición es el cuestionario. La aplicación
del instrumento se realizó durante el
período académico abril-agosto 2019 y se
construyó a partir de los referentes teóricos
que corresponden a las metodologías y
técnicas del manejo de información en
el contexto administrativo en ámbitos
empresariales, con el aporte de especialistas
en las áreas abordadas en la herramienta de
recolección de datos. Una vez estructurado,
el cuestionario fue sometido a validación
de juicio de expertos, luego de lo cual se
aplicó un pilotaje y nalmente se redactó
el instrumento nal, quedando compuesto
por veinte preguntas cerradas.
La población considerada para el estudio
correspondió al personal administrativo
que labora en ocinas de las Instituciones
Públicas del cantón Latacunga con las
cuales la Carrera de Secretariado Ejecutivo
Gerencial/ Gestión de la Información
Gerencial de la Universidad Técnica de
Cotopaxi mantiene convenios especícos
de cooperación para la realización de
prácticas pre-profesionales. De estas
instituciones, no se consideró al número
total de personal administrativo, en razón
de que por las actividades diversas a las que
se dedican cada entidad pública estudiada,
existe personal que desarrolla trabajos de
campo que no necesariamente requieren
de una labor de ocina.
En concordancia con lo anterior, en
lo que respecta al tipo de muestreo, se
aplicó el muestreo no probabilístico,
“el procedimiento no es mecánico ni
se basa en fórmulas de probabilidad,
sino que depende del proceso de toma
de decisiones de un investigador o de
un grupo de investigadores y, (…..) las
muestras seleccionadas obedecen a otros
criterios de investigación” (Hernández,
Fernández & Baptista, 2014, p. 176). En
el caso del presente estudio, los criterios de
investigación estuvieron relacionados con
la accesibilidad a los sujetos encuestados,
su aceptación a ser parte del estudio, la
apertura brindada por las autoridades de las
distintas entidades públicas seleccionadas,
y la inclusión de los servidores que
desarrollaban únicamente labores de
ocina, pues son estos quienes están en
Flores Lagla Galo Alfredo et.al
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3(2): 145-155. 2020
interacción constante con software de
apoyo a su tarea administrativa.
De los acercamientos que se realizaron
con las autoridades respectivas, y con la
previsión descrita en el párrafo anterior, se
levantó información de los colaboradores
de las instituciones que desempeñan sus
labores en ocina, de acuerdo a lo detallado
en la Tabla 2.
Tabla 2. Población encuestada por institución pública.
Instituciones Públicas Población encuestada Porcentaje
Gobierno autónomo Descentralizado del cantón Latacunga
(GAD-L) 55 43%
Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES) 20 16%
Corporación Nacional de Telecomunicaciones (CNT) 40 31%
Consejo Nacional Electoral (CNE) 12 9%
TOTAL 127 100%
Fuente: Autores 2020.
Resultados.
Como parte de los datos obtenidos,
dentro del proceso de levantamiento de
información contenida en el instrumento
diseñado, se obtuvo como primer
resultado, la información demográca que
permite contextualizar la población de
estudio.
Tabla 3. Personal encuestado identicado por género que trabajan en ocina y tienen a su cargo una
computadora.
GENERO MIES GAD CNE CNT TOTAL PORCENTAJE
MASCULINO 8 22 6 15 51 40,20%
FEMENINO 12 33 6 25 76 59,80%
TOTAL 20 55 12 40 127 100%
Fuente: Autores 2020.
En la Tabla 3 se identica el total de
encuestados por género, visibilizándose
que existe mayor porcentaje de mujeres
(59,80) ocupando espacios de trabajo que
están relacionados con todos los procesos
administrativos y de gestión documental
que se desarrollan en las instituciones
consideradas en el estudio.
Se presentan los resultados de las preguntas
consideradas como de mayor relevancia,
relacionadas con los tipos de software y
paquetes omáticos que utilizan en las
instituciones investigadas.
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cantón Latacunga
152 3(2): 145-155. 2020
Tabla 4. Identican ¿Qué es un software?
ETIQUETA MIES GAD CNE CNT TOTAL PORCENTAJE
SI 20 51 12 40 123 96,90%
NO 0 4 0 0 4 3,10%
TOTAL 20 55 12 40 127 100%
Fuente: Autores 2020.
Como se puede observar en la Tabla 4, el
mayor porcentaje de servidores públicos
responden armativamente sobre el
conocimiento de qué es un Software, lo
que es importante porque en esta época,
el desconocimiento de este término y
su funcionalidad, evidenciaría un cierto
grado de analfabetismo digital, que sería
opuesto a los conocimientos, habilidades
y destrezas que debería tener el personal
administrativo de una institución. A
pesar de esta reexión, existe un 3% de
servidores que desconoce, lo que resulta
preocupante.
Tabla 5. Identican ¿Qué es un Procesador de Texto?
ETIQUETA MIES GAD CNE CNT TOTAL PORCENTAJE
SI 18 52 12 40 122 96,10%
NO 2 3 0 0 5 3,90%
TOTAL 20 55 12 40 127 100%
Fuente: Autores 2020.
En el mismo sentido de la pregunta
anterior, se puede ver que la constante en
cuanto al conocimiento y desconocimiento
de la herramienta Word guarda relación
con lo presentado en la Tabla 4, con un
leve aumento del porcentaje de personas
que desconocen la herramienta Word.
Tabla 6. Tipos de Procesadores de Texto
INSTITUCION ETIQUETA MICROSOFT
WORD
% ABI WORD % GOOGLE
DOCS
%
MIES SI 20 100% 20 100% 2 10%
NO 0 0% 0 0% 18 90%
TOTAL 20 ENCUESTADOS
GAD SI 55 100% 10 18% 9 16%
NO 0 0% 45 82% 46 84%
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TOTAL 55 ENCUESTADOS
CNE SI 12 100% 1 8% 3 25%
NO 0 0% 11 92% 9 75%
TOTAL 12 ENCUESTADOS
CNT SI 40 100% 9 22,5% 2 5%
NO 0 0% 31 77,5% 38 95%
TOTAL 40 ENCUESTADOS
Fuente: Autores 2020.
En la Tabla 6 se puede apreciar que de
acuerdo al diagnóstico realizado en las 4
instituciones públicas pertenecientes al
cantón Latacunga, en lo que respecta al
tipo de procesadores de texto que utilizan
para el manejo y gestión de información,
se observa que la totalidad de servidores
utilizan Microsoft Word, pero también
aplican otros procesadores de texto como
el Abi Word y Google Docs, lo que
resulta interesante, pues se ha dejado de
aplicar solo un procesador de palabras
(el más conocido), para realizar las tareas
administrativas, sino que se usa también
procesadores que si bien no pueden ser
comunes, permiten realizar funciones
similares y posiblemente con algunas
ventajas para el usuario.
Open Oce Writer, WordPad y Blog
de notas también son conocidos como
procesadores de texto y utilizados en estas
empresas en menor porcentaje; es decir
menos de un 10%, razón por la cual no se
les incluye en la Tabla 6.
Tabla 7. Paquetes omáticos utilizados en los diferentes departamentos.
INSTITUCION ETIQUETA MICROSOFT
WORD
% MICRO-
SOFT EXCEL
% MICROSOFT
POWER POINT
% MICROSOFT
ONENOTE
%
MIES SI 20 100% 20 100% 19 95% 2 10%
NO 0 0% 0 0% 1 5% 18 90%
TOTAL 20 ENCUESTADOS
GAD SI 55 100% 50 91% 45 82% 1 2%
NO 0 0% 5 9% 10 18% 54 98%
TOTAL 55 ENCUESTADOS
CNE SI 12 100% 12 100% 10 83% 0 0%
NO 0 0% 0 0% 2 17% 12 100%
TOTAL 12 ENCUESTADOS
CNT SI 40 100% 40 100% 36 90% 9 23%
NO 0 0% 0 0% 4 10% 31 78%
TOTAL 40 ENCUESTADOS
Fuente: Autores 2020.
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cantón Latacunga
154 3(2): 145-155. 2020
En la Tabla 7 se puede apreciar, en lo que
corresponde a Microsoft Word y Microsoft
Excel, casi en todas las instituciones
encuestadas, los servidores públicos
utilizan los dos paquetes.
En el caso del paquete omático Microsoft
Power Point, el porcentaje de uso en las
instituciones es menor (MIES 95%;
GAD 82%; CNE 83%; CNT 90%), sin
embargo, el nivel de uso no deja de ser
elevado.
Con respecto a Microsoft OneNote, el
porcentaje de uso es bajo en todas las
instituciones (MIES 10%, GAD 2%,
CNE 0%, CNT en un 23%), seguramente
la poca aplicabilidad o desconocimiento
de las utilidades del paquete omático
reeja estos resultados.
Existen otros tipos de paquetes omáticos
y software de ocina utilizados con menor
frecuencia como son: aplicaciones de
google (documentos de google, hoja de
cálculo de google, formularios de google),
adobe acrobat profesional (pdf), recortes
de Windows y open Oce. Según el
análisis realizado se puede determinar que
más de un 95% de los empleados de las
4 instituciones diagnosticadas utilizan
Microsoft Word y Excel como una
herramienta omática para realizar sus
actividades administrativas y procesos de
gestión de la información.
Conclusión y Discusión.
Las utilización de herramientas omáticas
para la gestión de procesos administrativos
en instituciones es un hecho ineludible,
frente a esto, el personal encargado de
gestionar estos procesos debe contar con la
preparación adecuada que le permita el uso
eciente de las utilidades que ofrecen estas
herramientas, con la nalidad de aportar
productivamente en el mejoramiento
continuo de la organización para la cual
labora.
El personal femenino es el que predomina
en los diferentes departamentos y lugares
de trabajo visitados, lo que implica
suponer que por tratarse de actividades
relacionadas con procesos de gestión de
información, manejo de archivos, técnicas
documentales y atención al cliente,
estas actividades son llevadas a cabo por
mujeres en su mayoría, reejando cierta
estigmatización del género femenino
tradicionalmente (no acertadamente)
visto como apto para desarrollar tareas
operativas. Esta situación podría
evidenciar inequidad de género en puestos
de trabajo relacionados a estas actividades.
Los servidores públicos encuestados en
su gran mayoría identican un software y
al procesador de texto, esto seguramente
es porque están familiarizados con
los programas y aplicaciones que
tienen instalados en sus computadores
personales, además porque por medio
de su experiencia y preparación los
empleados tienen ya un conocimiento
previo sobre los diferentes tipos de
software que manejan.
La mayor parte de encuestados utilizan
como procesador de texto a Microsoft
Word a pesar de ser un software con
licencia que se necesita pagar para
utilizarlo, muy pocos utilizan y están
familiarizados con software libre que tiene
las mismas características de Word, como
es el caso de google docs, open oce writer,
Abi Word. La experiencia puede ser un
Flores Lagla Galo Alfredo et.al
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3(2): 145-155. 2020
factor que intervenga en estos resultados.
Sin embargo, es pertinente, dadas las
condiciones de avance tecnológico que se
presentan día a día), que se capaciten en el
uso de otros procesadores de texto que se
encuentran libres en el mercado.
Los empleados también utilizan como
herramientas omáticas y software
de ocina a Microsoft Word y Excel,
son aplicaciones que han superado las
expectativas y lo utilizan en todos los
departamentos y ocinas de las empresas
visitadas. Estas dos aplicaciones son
básicas en el software de una computadora
de ocina, para gestión de información y
llevar a cabo los procesos administrativos.
En la actualidad es necesario que las
Universidades participen activamente y
colaboren con las instituciones públicas
y privadas de la región, brindado asesoría
técnica y capacitaciones sobre paquetes
omáticos como por ejemplo: oce 365,
aplicaciones de google, Open Oce, Libre
Oce, Microsoft Oce, etc. Dentro de
cada paquete omático, existe una gran
variedad de aplicaciones necesarias y
útiles que deberían ser utilizados por los
empleados de los diferentes departamentos
de las instituciones públicas y/o privadas.
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