INTRODUCCIÓN
Los grandes retos actuales se
encauzan en el fortalecimiento del conocimiento científico, tecnológico y
la automatización de los procesos de información empresarial que responda la
rigurosidad con que las fuerzas competitivas operan actualmente y el riesgo que
implica para la sostenibilidad económica de las PYMES, sobre todo en países en
vías de desarrollo. Para asumir una postura objetiva del tema, requirió en
primera instancia de un exhaustivo análisis de estudios realizados referentes a
sistemas de información y eficiencia productiva en las pequeñas y medianas
empresas.
Un sistema de información es una
combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones
y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una
organización [1]. Por tanto, un sistema de información automatizado requiere de
un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan, procesan,
almacenan y distribuyen información que apoyen los procesos de toma de
decisiones en una organización. Los sistemas de información contable ayudan a
gerentes y trabajadores a realizar un trabajo eficiente basado en evidencias e
innovar los procesos.
La automatización facilita los procesos,
permite mayor optimización de los recursos y un funcionamiento sinérgico entre
todas las áreas funcionales de la empresa, de manera que gerentes y
trabajadores puedan ejecutar un trabajo eficiente y que las decisiones sean
basadas en evidencias.
MATERIAL Y MÉTODOS
Sistemas de información
(Andreu, Ricart, & Valor, 1994),
sostienen que los sistemas de información son un conjunto formal de procesos
que, operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo con las
necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información
necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de
dirección y control correspondientes. Apoyando en parte a la toma de decisiones
necesarias para desempeñar las funciones del negocio de acuerdo con su
estrategia.
(O´Brien, 2001), Un sistema de información
es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de
comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información
en una organización (Laudon, 2012), los sistemas de información contienen
información sobre personas, lugares y cosas importantes dentro de la
organización, o en el entorno que la rodea. Por información nos referimos a los
datos que se han modelado en una forma significativa y útil para los seres
humanos. Por el contrario, los datos son flujos de elementos en bruto que
representan los eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno
físico antes de ordenarlos e interpretarlos en una forma que las personas
puedan comprender y usar.
Tomando en cuenta los criterios anteriores
se puede concluir que un sistema de información es un conjunto de componentes
sinérgicamente relacionados que tienen como finalidad recolectar, procesar,
almacenan y distribuir información para apoyar los procesos operacionales de
las organizaciones visualizando temas de mayor complejidad que requieran de
tratamientos exquisitos y efectivos.
Componentes de los sistemas de
información
(Garcia Bravo, 2000), Los sistemas de
información engloban: equipos y programas informáticos, telecomunicaciones,
bases de datos, recursos humanos y procedimientos la comunicación en el diario
vivir tiene diferentes formas y existe en muchos entornos. Tenemos diferentes
expectativas dependiendo de la actividad que nos encontramos realizando como
mantener una conversación por Internet o participando directamente en una
entrevista de trabajo. Cada situación tiene su comportamiento y estilo
correspondiente.
(La piedra, Devece, & Guiral, 2011) los
componentes de los sistemas de información se clasifican en equipos
informáticos; programas informáticos; telecomunicaciones.
Equipos informáticos
Actualmente todas las empresas utilizan
ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores, también conocidos
como ordenadores personales o pc. Las organizaciones grandes utilizan diversos
sistemas computarizados, incluyendo desde grandes ordenadores, que suelen ser
denominados mainframes, hasta miniordenadores y los más utilizados,
microordenadores.
Debemos aclarar que el progreso de las
prestaciones técnicas experimentado en los últimos años por los
microordenadores hace que puedan realizar más tareas que inicialmente estaban
asignadas a los miniordenadores y que cada vez esté menos clara la diferencia
entre estas dos categorías de ordenadores.
Las tres categorías de ordenadores están
organizadas de forma similar. El componente que controla todas las unidades del
sistema es el procesador central, que ejecuta las instrucciones de un programa.
También hay dispositivos para introducir datos (teclado y ratón) y dispositivos
para producir el output del sistema (impresoras).
Programas informáticos
Hay dos tipos de programas informáticos:
programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los
recursos del sistema computarizado y simplifican la programación. Las
aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos
de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o procesadores de texto.
Bases de datos se puede considerar que
muchos sistemas de información en las empresas son utilizados como vehículo de
entrega de bases de datos. Una base de datos es una colección de datos
interrelacionados. Como ejemplo, podríamos mencionar la base de datos de
recursos humanos de una organización o la base de datos de productos.
Para una empresa, resulta de gran valor
la base de datos de clientes, que puede ser explotada para comunicar a estos
los nuevos productos o para desarrollar nuevos productos que satisfagan las
necesidades percibidas de los mismos. Una base de datos debe estar organizada
para que se pueda acceder a ellos por sus atributos. Ej.: «Dame los nombres y
direcciones de los clientes a quienes hemos facturado más de 1 millón en el último
año». Las bases de datos son administradas por programas de sistemas conocidos
como sistemas de administración de bases de datos.
Telecomunicaciones
Las telecomunicaciones son el medio de
transmisión electrónica de información a largas distancias. En la actualidad,
los sistemas computarizados están generalmente conectados en redes de
telecomunicaciones. Dependiendo de las necesidades de la empresa se pueden
establecer diferentes tipos de conexiones en red. En una empresa pequeña, los
ordenadores personales están conectados en redes de área local (lan), haciendo
posible que sus usuarios se comuniquen y compartan datos, trabajo y equipo. Hay
redes de área amplia (wan) que conectan ordenadores ubicados en lugares
remotos, tanto dentro de una empresa como fuera de ella. Internet, la red de
redes, conecta una gran variedad de redes de distintos ámbitos en todo el
mundo.
A través de dichas conexiones, los
usuarios de ordenadores personales pueden tener acceso a los recursos
informáticos de la empresa, como, por ejemplo, bases de datos.
Recursos humanos
En cuanto a los recursos humanos, debemos
distinguir entre personas especialistas en sistemas de información y usuarios
finales. El personal especializado de sistemas de información incluye analistas
de sistemas, programadores y operadores. Los usuarios finales son las personas
que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan, es
decir, que se refiere a la mayoría de personas de una organización.
Procedimientos
Los procedimientos constituyen las
políticas y métodos
que deben ser seguidos al utilizar, operar
y mantener un sistema de información. Por ejemplo, se requiere la utilización
de procedimientos para establecer cuándo se debe ejecutar un programa de pago
de nóminas, definiendo las veces que se debe ejecutar, quién está autorizado
para ejecutarlo, y quién tiene acceso a los informes producidos.
Funciones de los sistemas de
información
(Laudon, 2012), Un sistema de información
contiene datos
sobre una organización y el entorno que la
rodea. Tres actividades básicas (entrada, procesamiento y salida) producen la
información que necesitan las empresas. La retroalimentación es la salida que
se devuelve a las personas o actividades apropiadas en la organización para
evaluar y refinar la entrada. Los actores ambientales, como clientes,
proveedores, competidores, accionistas y agencias regulatorias, interactúan con
la organización y sus sistemas de información.
Figura 1. Funciones de un sistema de información.
Dimensiones de los sistemas de
información
Para comprender por completo los
sistemas de información Laudon, (2012) manifiesta que se debe conocer las
dimensiones más amplias de organización, administración y tecnología de la
información de los sistemas, junto con su poder para proveer soluciones a los
desafíos y problemas en el entorno de negocios. Nos referimos a esta
comprensión más extensa de los sistemas de información, que abarca un
entendimiento de los niveles gerenciales y organizacionales de los sistemas,
así como de sus dimensiones técnicas, como alfabetismo en los sistemas de
información. En cambio, el alfabetismo computacional se enfoca principalmente
en el conocimiento de la tecnología de la información.
Sistema contable
En la rama de la contabilidad, los sistemas
contables se han convertido en un gran aliado al momento de optimizar tiempo
para dedicarlo a otras actividades que requieren atención dentro de la
organización, ya que permite procesar un gran número de transacciones de manera
más eficiente, convirtiéndose en una herramienta de información económica y
financiera transformando los datos en información y la misma en conocimientos
que ayudan a la toma de decisiones y la eficiencia productiva. (Jarne, 1996),
define un sistema contable como el “Conjunto de factores intrínsecos al propio
sistema que, a través de la modelización de que son objeto por medio de sus
propias interrelaciones y de las influencias del exterior, conforman un todo
debidamente estructurado, capaz de satisfacer las necesidades que a la función contable
le son asignadas en los diferentes ámbitos”.
Por lo mencionado se debe indicar que un
sistema contable debe ser diseñado y parametrizado conforme a lo que la
práctica contable exige, que permita generar, controlar y coordinar las
acciones de la organización y teniendo presente el objetivo primordial de apoyo
al elemento humano que se derivara en controlar, generar acción, proveer
información confiable que permita la toma de decisiones por parte de la
administración.
Software de producción
Un software de producción es un sistema de
control total de la producción esto es; conocer el nivel de cumplimiento
entro lo planificado y lo ejecutado, para
la toma de decisiones. Fernando D’Alessio presenta una secuencia del proceso
evolutivo de las tecnologías denominadas emergentes en la logística de
operaciones productivas.
Figura 2. Evolución de las tecnologías.
La automatización en los procesos
empresariales.
EOQ. (Economic Order Quantity / Cantidad
Económica de Pedido). Es el modelo primigenio que sirve de punto de partida de
esta evolución; consiste en mantener un inventario que cubran la fluctuación de
la demanda, sistema muy utilizado hasta la década de 1950.
MRP. (Material Requirement Planning -
Planificación de los Requerimientos de Material). Es un sistema para planear,
programar, coordinar y controlar los requerimientos de materiales
para que se encuentren disponibles cuando sea necesario y al mismo tiempo
disminuir inventarios y tiempos de espera e incrementar la eficiencia.
MRP II. (Manufacturing Resource Planning
Planificación de los Recursos de Fabricación). Es un sistema informático
integrado, que con una base de datos participa en la planificación estratégica,
programas de producción, pedidos, coordina con los inventarios, realiza cálculo
de costos y desarrolla estados financieros; permite corregir periódicamente las
divergencias entre lo planificado y la realidad.
ERP. Enterprise Resource Planning –
Planificación de Recursos Empresariales. Es un sistema integrado de planificación
y gestión de la información, que satisface los requerimientos de gestión
empresarial de forma estructurada; entre sus bondades constan: permite
compartir una base común, produce información en tiempo real, interactúa con
otras áreas. Contiene módulos: contable, financiero, de operaciones
productivas, recursos humanos, márquetin, logística entre otros.
JIT –TQC. Es un imperativo para el
mejoramiento continuo. El (Just in Time) consiste en producir y distribuir
productos terminado justo a tiempo para ser vendido; los efectos del (Jit) son:
menos materiales y mano de obra = mayor productividad; Menos inventarios = respuesta
más rápida.
El concepto de control total de la calidad
(TQC) significa implementar un control integral por todos los departamentos,
control diario, teniendo como principal enfoque el cliente, los procesos.
CIM. (Computer Integrated Manufacturing –
Manufactura integrada por computador). En ella todos los aspectos relacionados
con la manufactura se integran a través de poderosas bases de datos para el
diseño, manufactura y funciones de apoyo; un CIM es un software que no solo
abarca el área de operaciones y producción, sino que se relaciona directamente
con todas las áreas funcionales de la empresa.
La automatización de procesos administrativos
hace más fácil y eficiente el funcionamiento de una empresa, en general todas
las actividades que desarrolla una persona dentro de una organización tienen
como soporte un proceso, que puede o no estar formalizado, pero que en últimas
indica cómo fluye la información dentro de la misma. Cuando esos procesos están
definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades deben
desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa, se
transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en este
momento cuando se puede pensar en automatizar.
Pequeñas y medianas empresas
En el país, se llama PYMES al conjunto de
pequeñas y medianas empresas, que, de acuerdo al número de trabajadores,
volumen de ventas, años en el mercado, y sus niveles de producción, activos,
pasivos (que representan su capital) tienen características similares en sus
procesos de crecimiento.
|
Tipo de empresa
|
Características
|
|
Grande
|
V: $5´000.001 en adelante.
P:200 en adelante.
|
|
Mediana “B”
|
V: $2´000.001 a 5`000.000.
P:100 a 199
|
|
Mediana “A”
|
V: $1´000.001 a 2`000.000.
P:50 a 99
|
|
Pequeña
|
V: $100.001 a 1`000.000.
P:10 a 49
|
|
Microempresa
|
V: < a $100.000.
P: 1 a 9
|
Tabla 1. Clasificación de las empresas por su tamaño
El comportamiento de las Pequeñas Empresas
(PE), según el Ministerio Coordinador de la Producción (MIPRO) del Ecuador, en
su boletín titulado “eficiencia relativa de la industria ecuatoriana” concluye
que: existen subsectores que presenten cierto grado de ineficiencia (los costos
y gastos representan el 92% de los ingresos). Ambas variables presentan un
comportamiento en proporciones inadecuadas, “los ingresos en promedio crecen en
10.67% mientras que los costos y gastos en 10.77%”. Por consiguiente, al estar
las pequeñas empresas dentro de esos rangos, exhorta desarrollar e implementar
estrategias, políticas y planes de acción encaminados a mejorar el desempeño y
lograr un desarrollo sostenible.
La mejor manera para impulsar el
desarrollo sostenible es respetando la lógica de los diversos territorios, su
ambiente, su gente y su cultura, consiste en no descuidar la integralidad e
interacción de éstos ámbitos, así como los aspectos: tecnológico – productivo,
socio – organizativo y entorno social. (SENPLADES, 2015).
Políticas que según la SENPLADES se
requiere establecer:
·
Producir más, de mejor calidad y agregar valor
·
Invertir en el conocimiento y la investigación
·
El uso racional de los recursos.
·
Crear nuevos patrones de consumo.
·
Innovar
Competitividad
(Gracia Lopez, 2011), afirma que la
competencia entre
empresas y sectores siempre ha existido.
Sin embargo, en las últimas décadas se han presentado transformaciones en la
manera como los países y las empresas se desempeñan para mantener su posición
competitiva interna y externa en unos mercados cada vez más interrelacionados.
Si bien existen múltiples explicaciones de esta situación, en últimas se trata
de la crisis manifiesta en la realización del valor económico, que en los
últimos tiempos presenta serios problemas, caracterizando la problemática
general como referida al patrón de acumulación y a las formas organizacionales.
Esta situación ha conducido a la presencia
de profundos cambios en las economías del orbe, con repercusiones en todos los
órdenes: social, político, cultural, económico, en especial sobre las formas de
producción, las regulaciones correspondientes, con cambios en la estructura de
los Estados y empresas, que se encuentran ante la necesidad de buscar nuevas
formas y pautas de administración y nuevos esquemas de organización de los
procesos de trabajo. En este contexto competitivo, las empresas han tenido que
acudir a la ciencia y la tecnología como el medio a partir del cual construyen
referentes de innovación y desarrollo.
Cada vez más, las decisiones sobre la
eficiencia y la eficacia organizacional dependen de funcionalidades técnicas y
tecnológicas altamente sofisticadas, donde los sistemas de información resultan
determinantes, así como la capacidad de innovación, creatividad y desarrollo
del potencial humano.
En esencia, la competitividad se
manifiesta a través de un incremento sostenido de la productividad, que se
obtiene a través de complejas estrategias orientadas a la reducción de los
tiempos muertos de producción, la adecuación permanente de procesos, la
innovación de los productos y servicios y la constante modificación de las
formas de orientar y organizar la producción. En el marco de estas
orientaciones se da preferencia a la reducción costos, el control de mercados,
la obtención de valores agregados, buscando el incremento sustancial de las
ganancias a través de suplir las múltiples necesidades de los clientes.
|
Cambios en
la estrategia empresarial
|
|
Enfoque Tradicional
(entorno y competencia
estáticos)
|
Enfoque actual
(entorno y competencia
dinámicos)
|
|
Rasgos característicos de la competencia
|
|
Ciclos de vida largos
|
Ciclos de vida de
productos que se acortan y aceleran
|
|
Necesidades estables de
clientes
|
Necesidades cambiantes
de
clientes
|
|
Mercados nacionales o regionales
bien definidos
|
Mercado internacional a
global donde desaparecen progresivamente las
barreras institucionales
|
|
Competidores
claramente definidos
|
Los nuevos competidores
proliferan
|
|
Guerra de posiciones
para defender una cuota
de
mercado
|
Guerra de movimientos
que reduce el valor económico y estratégico de la
cuota de mercado
|
|
Dónde y cómo competir
|
Desarrollo de nuevos
productos y/o servicios
exportables rápidamente
|
|
Crear una cartera de
productos
|
Crear una cartera de
competencias científico -
tecnológicas
|
Tabla 2. Enfoques de competitividad.
Concluyendo se puede indicar que la
competencia ha estado presente en nuestro diario vivir, por lo tanto, a la
competitividad la podemos definir como la capacidad que tiene una persona o una
organización para desarrollar ventajas competitivas, en relación a su
competencia que le permita posicionarse en el mercado. Una ventaja competitiva
puede ser los recursos que dispongan la organización, la tecnología, una
habilidad o atributo con que cuenta, etc.
Productividad
Según (Galindo & Rios, 2015) La
productividad es una
medida de qué tan eficientemente
utilizamos nuestro trabajo y nuestro capital para producir valor económico. Una
alta productividad implica que se logra producir mucho valor económico con poco
trabajo o poco capital. Un aumento en productividad implica que se puede
producir más con lo mismo.
En términos económicos, la productividad
es todo crecimiento en producción que no se explica por aumentos en trabajo,
capital o en cualquier otro insumo intermedio utilizado para producir.
Del mismo modo, (D'Alessio, 2004) expresa
que: todo proceso tiene que verse como el conjunto de actividades que toman una
entrada (insumos/costos) y la convierten en una salida (productos/beneficios)
con el consiguiente valor agregado, que es lo que dará una de las ventajas
competitivas más importantes a la organización y la diferenciará de otras
empresas que produzcan lo mismo. La relación entre entrada y salida, o entre
productos e insumos, o entre beneficios y costos indica la productividad del
proceso, medir la “salud” de las organizaciones.
Formula 1. Cálculo de productividad.
La productividad no está solo relacionada
con el mejoramiento, la automatización, o el cambio de maquinaria, para lo cual
se requiere de recurso económicos que pueden afectar la liquidez o incrementar
los costos financieros, las PYMES deberían enfocarse en utilizar eficientemente
la tecnología que posee e ir formando círculos de calidad con la participación
de empleados, trabajadores y la administración que permita mejorar el recurso
humano, el tiempo y evitar el desperdicio de los materiales. Las pequeñas
empresas necesitan invertir en investigación y desarrollo para mejorar los
procesos que generen valor.
Conforme a lo manifestado con respecto a
la competitividad y productividad podemos considerar a una economía competitiva
como una economía productiva, que se ve reflejado en mejores ingresos y
bienestar para las familias, sostenibilidad de las empresas y crecimiento
económico del país.
CONCLUSIONES.
Los sistemas por si solos no son
suficientes para que una
empresa funcione de manera sinérgica, para
que fluya a información se requiere de la persona humana. Cuando los procesos
están definidos y se tiene claro qué personas, de qué áreas y qué actividades
deben desarrollar dentro del proceso, cuando se sabe qué información ingresa,
se transforma y se entrega al final de éste, se habla de un sistema y es en
este momento cuando se puede pensar en automatizar.
La automatización facilita los procesos,
permite mayor optimización de los recursos y un funcionamiento sinérgico entre
todas las áreas funcionales de la empresa, de manera que gerentes y
trabajadores puedan ejecutar un trabajo eficiente y que las decisiones sean
basadas en evidencias.
Un sistema contable debe ser diseñado
conforme a lo que la práctica contable exige, que permita generar, controlar y
coordinar las acciones de la organización; conocer el nivel de cumplimiento de
lo planificado y lo ejecutado, para la toma de decisiones.
REFERENCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
Andreu, R., Ricart, J., & Valor, J. (1994).
Estratégia y sistemas de información. Madrid: McGraw-Hill.
D'Alessio, F. (2004). ADMINISTRACIÓN Y DIRECCIÓN DE LA
PRODUCCIÓN Enfoque estratégico y de calidad (Segunda ed.). México: Pearson
Educación.
Galindo, M., & Rios, V. (agosto de 2015).
"Productividad". Serie de Estudios Económicos, 1.
Garcia Bravo, D. (2000). Sistemas de Información en la
Empresa. Madrid: Pirámide.
Gracia Lopez, E. (2011). El contexto de la
contabilidad de productividad. (doi:10.25100/cdea. v18i28.130), 44-66.
Jarne, J. (1996). Clasificació, evolución y
armonización internacional de los sistemas contables: un análisis conceptual y
empírico. España.
Lapiedra, R., Devece, C., & Guiral, J.
(2011).
Introducción a la gestión de sistemas de información
en la empresa. Castello de la Plana: Publicacions de la Universitat Jaume I.
Laudon, K. C. (2012). Sistemas de información
gerencial (Decimosegunda ed.). México: PEARSON EDUCACIÓN.
Laudon, K., & Laudon, J. (2012). Sistemas de
Información
Gerencial (Cuarta ed.). Mexico: Pearson.
https://www.industrias.gob.ec/
O´Brien, J. (2001). Sistemas de Información Gerencial
(Cuarta ed.). Colombia: McGraw-Hill Interamericana.
http://www.planificacion.gob.ec/